Vollmacht Vorlage zum Ausdrucken: kostenlose Muster (PDF & Word)

Meine Mutter stand mal eine Stunde bei der Zulassungsstelle an, um das Auto meines Vaters abzumelden. Fünf Minuten vor dem Schalter kam die Frage: Haben Sie eine Vollmacht dabei? Hatte sie nicht. Also wieder nach Hause, Zettel schreiben lassen, am nächsten Tag noch mal anstellen. Genau dafür gibt es diesen Beitrag.

Eine Vollmacht ist im Grunde ein simples Blatt Papier, auf dem steht: Diese Person darf das für mich erledigen. Das Problem ist nie der Inhalt, sondern dass immer eine Kleinigkeit fehlt, das Geburtsdatum, das Aktenzeichen oder die Unterschrift an der richtigen Stelle. Und dann steht jemand umsonst am Schalter.

Hier findest du deshalb sechs fertige Vollmachten zum Ausdrucken: eine allgemeine für alles Mögliche, eine für Abholungen, eine, damit Oma das Kind aus der Kita holen darf, eine für die Zulassungsstelle, eine für Behörden und Ämter und eine, um eine Vollmacht wieder zurückzunehmen. Dazu eine Checkliste. Alles kostenlos als PDF zum Ausdrucken und als Word-Datei zum Bearbeiten.

Inhaltsverzeichnis

Was eine Vollmacht ist und was sie kann
Was in jede Vollmacht gehört
Die Vorlagen zum Ausdrucken
1. Allgemeine Vollmacht
2. Vollmacht zur Abholung
3. Vollmacht zur Abholung eines Kindes
4. Vollmacht für die Zulassungsstelle
5. Vollmacht für Behörden und Ämter
6. Widerruf einer Vollmacht
7. Checkliste zum Abhaken
Muss eine Vollmacht schriftlich sein?
Vorsorgevollmacht: warum hier keine Vorlage steht
Bankvollmacht und Postvollmacht
Vollmacht widerrufen: so machst du es richtig
7 Fehler, die eine Vollmacht wertlos machen
Häufige Fragen zur Vollmacht

Was eine Vollmacht ist und was sie kann

Mit einer Vollmacht erlaubst du einer anderen Person, in deinem Namen zu handeln. Was diese Person im Rahmen der Vollmacht tut, wirkt so, als hättest du es selbst getan. Das ist der ganze Zauber, und gleichzeitig der Grund, warum du beim Umfang genau sein solltest.

Zwei Begriffe werden dabei ständig durcheinandergebracht:

Vollmachtgeberin oder Vollmachtgeber ist die Person, die die Vollmacht erteilt, also du.
Bevollmächtigte Person ist die, die für dich handeln darf.

Eine Vollmacht verpflichtet niemanden zu etwas. Sie erlaubt nur. Die bevollmächtigte Person darf handeln, sie muss aber nicht. Und du bleibst weiterhin selbst handlungsfähig, eine Vollmacht nimmt dir nichts weg.

Wichtig ist der Unterschied zwischen einer Vollmacht für einen einzelnen Vorgang und einer, die weit gefasst ist. Eine Vollmacht, die einfach nur sagt, die Person darf mich in allen Angelegenheiten vertreten, ist rechtlich möglich, aber selten eine gute Idee. Je enger du sie fasst, desto weniger kann schiefgehen. Deshalb hat jede Vorlage hier ein Feld für den Umfang und ein Feld für die Gültigkeit.

Was in jede Vollmacht gehört

Es gibt keine gesetzliche Formularpflicht, aber es gibt eine Praxis. Wenn eine dieser Angaben fehlt, wird die Vollmacht an vielen Schaltern zurückgewiesen:

Deine vollständigen Daten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Anschrift. Das Geburtsdatum ist der Punkt, der am häufigsten fehlt und am häufigsten verlangt wird.
Die Daten der bevollmächtigten Person: ebenfalls mit Geburtsdatum, damit die Stelle den Ausweis abgleichen kann.
Der Umfang: Wofür genau gilt die Vollmacht? Ein Satz reicht, aber er muss den Vorgang treffen.
Die Gültigkeit: Entweder ein konkretes Datum oder der Zusatz, dass sie bis auf Widerruf gilt.
Ort und Datum: Ohne Datum kann niemand beurteilen, ob die Vollmacht noch aktuell ist.
Die Unterschrift von Hand: Ein eingefügtes Bild einer Unterschrift ist keine Unterschrift. Blauer Kugelschreiber macht sich gut, weil man das Original vom Kopiersatz unterscheiden kann.

Zwei Dinge, die keine Pflicht sind, aber fast überall verlangt werden: eine Kopie deines Ausweises als Anlage und der eigene Ausweis der bevollmächtigten Person am Schalter. Nimm beides mit, dann sparst du dir den zweiten Weg.

Die Vorlagen zum Ausdrucken

Alle Vorlagen sind A4 hoch, kommen mit Ausfülllinien und sind so aufgebaut, dass die Angaben in der Reihenfolge stehen, in der sie am Schalter abgefragt werden. Jede gibt es als PDF zum Ausdrucken und als Word-Datei, in der du die Felder in eckigen Klammern überschreibst.

Wenn du unsicher bist, welche du brauchst: Nimm die allgemeine Vollmacht. Sie passt auf fast jede Situation, weil du den Umfang selbst hineinschreibst. Die anderen fünf sind zugeschnitten und fragen genau das ab, was an der jeweiligen Stelle verlangt wird.

1. Allgemeine Vollmacht

Der Allrounder. Oben stehen beide Personen mit allen Angaben, in der Mitte schreibst du in zwei Zeilen hinein, worum es geht, darunter kreuzt du an, was die bevollmächtigte Person darf.

Die drei Ankreuzfelder sind bewusst gewählt: Erklärungen abgeben und entgegennehmen, Unterlagen einsehen und in Empfang nehmen, und Untervollmacht erteilen. Das letzte Feld lässt du im Zweifel leer, denn Untervollmacht heißt, dass die Person die Vollmacht an jemand anderen weiterreichen darf.

Zwei Zeilen für die Beschreibung der Angelegenheit
Ankreuzfelder für den Umfang der Befugnisse
Felder für gültig ab und gültig bis, dazu die Option bis auf Widerruf
Zwei Unterschriftsfelder, auch die bevollmächtigte Person unterschreibt

Tipp: Schreib in die Umfangszeile so konkret wie möglich, also nicht Behördenkram, sondern zum Beispiel Abholung meines neuen Personalausweises im Bürgerbüro Musterstadt.

Vorlage herunterladen: Allgemeine Vollmacht (PDF)
Vorlage herunterladen: Allgemeine Vollmacht (Word)

2. Vollmacht zur Abholung

Für Pakete, bestellte Ware, Ersatzteile, Dokumente oder alles, was jemand anderes für dich in Empfang nehmen soll. Der wichtigste Teil steht in der Mitte: Sendungs- oder Auftragsnummer, Absender und Abholort.

Diese drei Angaben sind der Grund, warum eine Abholung klappt oder scheitert. Ohne Nummer kann die Stelle nicht zuordnen, worum es geht, und wird im Zweifel nichts herausgeben.

Felder für Sendungsnummer, Absender und Abholort
Zwei freie Zeilen für die Beschreibung der Ware
Ankreuzfeld, ob die Vollmacht einmalig oder befristet gilt
Feld für das Datum der Abholung

Tipp: Frag vorher kurz an, ob die Vollmacht im Original gebraucht wird. Manche Stellen akzeptieren ein Foto auf dem Handy, viele aber nicht.

Vorlage herunterladen: Vollmacht zur Abholung (PDF)
Vorlage herunterladen: Vollmacht zur Abholung (Word)

3. Vollmacht zur Abholung eines Kindes

Die Vorlage, die in fast jeder Familie irgendwann gebraucht wird: Oma holt ab, die Nachbarin springt ein, oder die Freundin nimmt das Kind mit zum Spielen. Kitas und Schulen geben Kinder nur an Personen heraus, die vorher benannt wurden, und zwar aus gutem Grund.

Deshalb hat dieses Formular Platz für drei abholberechtigte Personen, jeweils mit dem Verhältnis zum Kind. Das Feld ist wichtig, weil die Erzieherin oder der Lehrer damit einordnen kann, wer da vor der Tür steht.

Angaben zum Kind mit Geburtsdatum, Gruppe oder Klasse
Beide sorgeberechtigte Personen mit Telefonnummer
Drei Zeilen für abholberechtigte Personen samt Verhältnis zum Kind
Ankreuzfelder für dauerhaft, für einen einzelnen Tag oder für den Heimweg allein
Zwei Unterschriftsfelder für beide Sorgeberechtigten

Tipp: Gib das Blatt in doppelter Ausfertigung ab und lass dir eines abgezeichnet zurückgeben. Dann habt ihr beide denselben Stand, falls es später Rückfragen gibt.

Vorlage herunterladen: Kind abholen (PDF)
Vorlage herunterladen: Kind abholen (Word)

4. Vollmacht für die Zulassungsstelle

Die Vollmacht, die meine Mutter damals gebraucht hätte. Sie deckt alles ab, was an der Zulassungsstelle passiert: anmelden, ummelden, abmelden, wieder zulassen und die Papiere in Empfang nehmen.

Der Block in der Mitte fragt das Fahrzeug ab, und zwar mit Kennzeichen und Fahrzeug-Identifizierungsnummer. Die FIN steht in der Zulassungsbescheinigung Teil I unter Punkt E. Ohne sie ist das Fahrzeug bei einer Neuzulassung nicht eindeutig bestimmbar.

Angaben zu Halterin oder Halter und zur bevollmächtigten Person
Fahrzeugdaten mit Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer und Typ
Feld für die eVB-Nummer der Versicherung
Fünf Ankreuzfelder für Zulassung, Umschreibung, Abmeldung, Wiederzulassung und Entgegennahme der Papiere

Tipp: Ruf vorher bei deiner Zulassungsstelle an oder schau auf die Seite deiner Stadt. Die Anforderungen sind von Ort zu Ort unterschiedlich, manche wollen zusätzlich eine Ausweiskopie, andere bestehen auf einem eigenen Formular.

Vorlage herunterladen: Vollmacht Zulassungsstelle (PDF)
Vorlage herunterladen: Vollmacht Zulassungsstelle (Word)

5. Vollmacht für Behörden und Ämter

Für den Gang zum Bürgeramt, zur Krankenkasse, zum Finanzamt oder zur Rentenversicherung. Diese Vorlage hat als einzige ein eigenes Feld für das Aktenzeichen, und das ist der Grund, warum sie funktioniert: Behörden arbeiten aktenbezogen, ohne Zeichen dauert alles doppelt so lang.

Die fünf Ankreuzfelder decken die typischen Handlungen ab. Besonders wichtig ist das letzte, das Entgegennehmen von Bescheiden, denn damit beginnt oft eine Frist zu laufen. Überleg dir gut, ob du das erlauben willst, denn ein Bescheid, der bei der bevollmächtigten Person landet, gilt als bei dir zugestellt.

Feld für Behörde, Dienststelle und Aktenzeichen
Feld für die Gültigkeit der Vollmacht
Ankreuzfelder für Anträge, Akteneinsicht, Unterlagen, Bescheide und Widerspruch
Hinweis auf eigene Formulare mancher Behörden

Tipp: Manche Stellen, etwa Jobcenter oder Agentur für Arbeit, haben ein eigenes Vollmachtsformular und nehmen nichts anderes an. Ein kurzer Anruf vorher spart dir den Weg.

Vorlage herunterladen: Vollmacht Behörde (PDF)
Vorlage herunterladen: Vollmacht Behörde (Word)

6. Widerruf einer Vollmacht

Die Vorlage, an die kaum jemand denkt, bis sie gebraucht wird. Eine Vollmacht kannst du jederzeit zurücknehmen, aber sie verschwindet nicht von allein. Solange eine Stelle nichts vom Widerruf weiß, darf sie der alten Vollmacht weiter vertrauen.

Deshalb hat dieses Formular ein Feld für die Stelle, bei der die Vollmacht vorliegt, und ein Ankreuzfeld für die Rückgabe des Originals. Beides ist wichtiger, als es aussieht.

Angaben zur widerrufenen Vollmacht mit Datum und Zweck
Feld für die Stelle, bei der die Vollmacht vorliegt
Ankreuzfeld für die Rückforderung der Vollmachtsurkunde
Ankreuzfeld für eine Kopie an die betroffene Stelle

Tipp: Schick den Widerruf per Einwurf-Einschreiben und behalte den Beleg. Damit kannst du belegen, ab wann die andere Seite Bescheid wusste.

Vorlage herunterladen: Widerruf einer Vollmacht (PDF)
Vorlage herunterladen: Widerruf einer Vollmacht (Word)

7. Checkliste zum Abhaken

Drei Blöcke: was in jede Vollmacht gehört, was du vor dem Termin prüfen solltest und wie du auf der sicheren Seite bleibst. Der letzte Block ist der, den ich selbst am nötigsten hatte, denn eine erteilte Vollmacht vergisst man erschreckend schnell.

Vorlage herunterladen: Checkliste Vollmacht (PDF)

Muss eine Vollmacht schriftlich sein?

Rechtlich gesehen ist eine Vollmacht grundsätzlich formfrei. Du kannst sie sogar mündlich erteilen, und sie ist wirksam. Praktisch nützt dir das wenig, denn niemand am Schalter lässt sich auf ein mündliches Es ist schon in Ordnung ein. Schriftlich ist deshalb der Normalfall, einfach weil es der Nachweis ist.

Es gibt aber Fälle, in denen mehr verlangt wird als deine Unterschrift:

Unterschriftsbeglaubigung. Manche Stellen wollen, dass jemand bestätigt, dass die Unterschrift tatsächlich von dir stammt. Das macht ein Notariat. Beglaubigt wird dabei nur die Unterschrift, nicht der Inhalt.
Notarielle Beurkundung. Geht es um Grundstücke, also Kauf, Verkauf oder Belastung, wird es förmlich. Hier ist in der Regel eine notariell beurkundete Vollmacht nötig.
Eigene Formulare. Banken, Jobcenter, manche Zulassungsstellen und die Post haben oft ein eigenes Formular und akzeptieren nichts anderes. Das ist keine Rechtsfrage, sondern Hausrecht.

Für den ganz normalen Alltag, also Pakete, Kita, Amt und Zulassungsstelle, reicht ein ausgefülltes und unterschriebenes Blatt völlig aus.

Vorsorgevollmacht: warum hier keine Vorlage steht

Die Vorsorgevollmacht ist die wichtigste Vollmacht überhaupt, und genau deshalb findest du hier keine selbstgebaute Vorlage dafür. Mit ihr legst du fest, wer für dich entscheidet, wenn du es selbst nicht mehr kannst, etwa nach einem Unfall oder bei einer schweren Erkrankung. Das betrifft Gesundheit, Wohnort, Finanzen und im Zweifel sehr weitreichende Entscheidungen.

Für diesen Fall gibt es ein kostenloses und laufend aktualisiertes Formular vom Bundesministerium der Justiz. Das ist die bessere Wahl als jede Vorlage aus einem Blog, weil es die aktuellen gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt. Für bestimmte Bereiche, etwa eine ärztliche Maßnahme mit erheblichem Risiko oder eine freiheitsentziehende Unterbringung, muss die Vollmacht schriftlich vorliegen und diese Punkte ausdrücklich benennen. Ein selbst formulierter Zweizeiler reicht dafür nicht.

Zwei Dinge, die dabei oft untergehen:

Registrierung. Du kannst die Vorsorgevollmacht im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer eintragen lassen. Das kostet eine einmalige Gebühr von rund 20 Euro. Der Sinn: Gerichte finden die Vollmacht im Ernstfall, statt eine Betreuung einzurichten, obwohl es eine Vollmacht gibt.
Ehepartner sind nicht automatisch bevollmächtigt. Das ist ein weit verbreiteter Irrtum. Seit 2023 gibt es zwar ein Notvertretungsrecht für Ehegatten in Gesundheitsangelegenheiten, das aber eng begrenzt ist und nur wenige Monate gilt. Es ersetzt keine Vorsorgevollmacht.

Wenn du dich mit dem Thema beschäftigst, sprich zusätzlich über eine Betreuungsverfügung und eine Patientenverfügung. Die drei Dokumente greifen ineinander und werden am besten zusammen erstellt. Die Betreuungsbehörde deiner Stadt berät dazu kostenlos.

Bankvollmacht und Postvollmacht

Zwei Sonderfälle, bei denen die Vorlagen hier nicht weiterhelfen, und es ist besser, das vorher zu wissen als am Schalter.

Bankvollmacht. Banken und Sparkassen verlangen fast immer ihr eigenes Formular, und meistens musst du es in der Filiale unterschreiben, damit deine Identität geprüft werden kann. Eine selbst geschriebene Vollmacht wird in der Regel nicht akzeptiert. Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen einer Vollmacht, die nur zu Lebzeiten gilt, und einer, die über den Tod hinaus wirkt. Genau diese zweite Variante erspart den Angehörigen später viel Aufwand, weil sie nicht auf den Erbschein warten müssen. Sprich das bei deiner Bank aktiv an.

Postvollmacht. Wenn jemand dauerhaft deine Briefe und Sendungen entgegennehmen soll, hat die Post dafür ein eigenes Verfahren. Für einzelne Pakete und Abholungen bei Paketshops reicht dagegen oft die Abholvollmacht von oben zusammen mit deinem Ausweis oder einer Kopie davon. Frag im Zweifel in der Filiale nach, bevor jemand umsonst hinfährt.

Vollmacht widerrufen: so machst du es richtig

Eine Vollmacht kannst du jederzeit zurücknehmen, ohne einen Grund zu nennen. Der Widerruf ist aber kein Schalter, den du umlegst, sondern eine Erklärung, die ankommen muss. Vier Schritte, damit er wirklich wirkt:

Der bevollmächtigten Person Bescheid geben. Am besten schriftlich und so, dass du den Zugang nachweisen kannst.
Alle Stellen informieren, denen die Vollmacht vorgelegt wurde. Das ist der Schritt, der am häufigsten vergessen wird. Solange eine Stelle nichts weiß, darf sie sich auf die alte Vollmacht verlassen.
Das Original zurückverlangen. Solange die Urkunde im Umlauf ist, kann sie weiter vorgelegt werden. Bekommst du sie nicht zurück, informiere die betroffenen Stellen umso deutlicher.
Die eigenen Unterlagen aktualisieren. Notiere, wann du widerrufen hast und wen du informiert hast.

Für die Schritte eins und zwei nimmst du die Widerrufs-Vorlage von oben. Sie ist so gebaut, dass du sie einmal ausfüllst und dann in Kopie an alle betroffenen Stellen schickst.

7 Fehler, die eine Vollmacht wertlos machen

Das Geburtsdatum vergessen. Der mit Abstand häufigste Grund, warum eine Vollmacht zurückgewiesen wird. Ohne Geburtsdatum kann die Stelle die Personen nicht zweifelsfrei zuordnen.
Den Umfang schwammig formulieren. In allen Angelegenheiten klingt praktisch, wird aber von vielen Stellen nicht akzeptiert, weil der konkrete Vorgang fehlt.
Kein Datum eintragen. Eine undatierte Vollmacht kann niemand einordnen. Sie sieht aus wie ein Blankoschreiben.
Die Unterschrift einscannen. Ein Bild einer Unterschrift ist kein Original. Wenn die Person das Blatt persönlich vorlegt, muss es handschriftlich unterschrieben sein.
Vorher nicht nachfragen. Zulassungsstellen, Banken und Jobcenter haben oft eigene Formulare. Ein Anruf dauert drei Minuten und spart eine Fahrt.
Untervollmacht versehentlich erlauben. Wenn du das Kästchen ankreuzt, darf die bevollmächtigte Person jemand anderen einsetzen. Das willst du selten.
Den Widerruf nur mündlich aussprechen. Ohne Nachweis und ohne Information an die betroffenen Stellen wirkt der Widerruf nach außen nicht zuverlässig.

Häufige Fragen zur Vollmacht

Muss eine Vollmacht handschriftlich sein?

Nein, der Text darf getippt oder ausgedruckt sein. Nur die Unterschrift gehört von Hand darunter. Anders ist es bei einem eigenhändigen Testament, das komplett handschriftlich verfasst sein muss, aber das ist ein anderes Dokument und keine Vollmacht.

Brauche ich für eine Vollmacht einen Notar?

Für den Alltag nicht. Pakete abholen, das Kind aus der Kita holen, ein Auto abmelden oder einen Antrag beim Amt stellen geht mit einer einfachen schriftlichen Vollmacht. Ein Notariat brauchst du, wenn es um Grundstücke geht oder wenn eine Stelle ausdrücklich eine beglaubigte Unterschrift verlangt.

Wie lange gilt eine Vollmacht?

So lange, wie du es hineinschreibst. Trägst du ein Enddatum ein, endet sie an diesem Tag. Kreuzt du bis auf Widerruf an, gilt sie, bis du sie zurücknimmst. Für einzelne Vorgänge ist ein Enddatum die sicherere Wahl, weil die Vollmacht sonst leicht in Vergessenheit gerät.

Kann ich meinem Kind eine Vollmacht erteilen?

Ja, sofern es volljährig ist. Minderjährige können zwar grundsätzlich als Vertreter auftreten, in der Praxis wird das aber an fast keinem Schalter akzeptiert. Für den Weg zum Amt oder zur Zulassungsstelle sollte die bevollmächtigte Person volljährig sein und einen eigenen Ausweis dabeihaben.

Reicht eine Kopie oder ein Foto der Vollmacht?

Das entscheidet die Stelle, bei der sie vorgelegt wird. Viele Behörden und Zulassungsstellen bestehen auf dem Original, Paketshops akzeptieren manchmal ein Foto. Geh im Zweifel vom Original aus und leg zusätzlich eine Ausweiskopie der vollmachtgebenden Person bei.

Ist mein Ehepartner automatisch bevollmächtigt?

Nein, das ist einer der häufigsten Irrtümer. Eine Ehe erteilt keine allgemeine Vollmacht. Seit 2023 gibt es ein eng begrenztes Notvertretungsrecht für Ehegatten in Gesundheitsangelegenheiten, das nur für wenige Monate gilt und einen ärztlichen Nachweis voraussetzt. Für alles andere, insbesondere für Finanzen, braucht es eine echte Vollmacht.

Was ist der Unterschied zwischen Vollmacht und Betreuung?

Eine Vollmacht erteilst du selbst und freiwillig, an eine Person deiner Wahl. Eine Betreuung ordnet das Betreuungsgericht an, wenn jemand seine Angelegenheiten nicht mehr selbst regeln kann und keine Vollmacht vorliegt. Genau deshalb ist die Vorsorgevollmacht so wichtig: Sie sorgt dafür, dass du selbst bestimmst, wer es macht.

Sind die Vorlagen kostenlos und darf ich sie einfach nutzen?

Ja. Alle Vorlagen kannst du herunterladen, ausdrucken und so oft verwenden, wie du willst, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Für den privaten Gebrauch ist das völlig in Ordnung. Nur weiterverkaufen oder als eigene Vorlage anbieten solltest du sie nicht.

Hinweis: Ich bin keine Anwältin und dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Alle Angaben habe ich nach bestem Wissen zusammengetragen, sie gelten ohne Gewähr. Geht es um Gesundheit, Geld oder Immobilien, lass dich vorher beraten, etwa beim Notariat, bei der Betreuungsbehörde oder bei der Verbraucherzentrale.